מי שמכיר אותי יודע שאני פריקית של פרודוקטיביות. אני כל הזמן בחיפוש איך לייעל תהליכים, אני קוראת וחוקרת ומתנסה בכלים או מוצרים טכנולוגים חדשים בעסק ובחיים על מנת לקצר תהליכים, להנגיש מידע וליצור אוטומציות עד כמה שניתן. הנה כמה כלים/מוצרים שעובדים טוב בשבילי, כאלה ששינו לי את דרך העבודה באופן משמעותי, אסביר איך כל אחד מהם השפיע ומה הוא שינה בדרך העבודה שלי.
את הדרופבוקס פגשתי לראשונה עוד שהייתי בלימודים, שנה אחרונה אם אני לא טועה, לפני כמעט 10 שנים. אזכור תמיד את ניב שהראה לי את הדרופבוקס ואת הפליאה שלי לראות איך אותו קובץ שאני מעדכנת בפלאפון מסתנכרן עם המחשב. זה היה עוד אז שכל התיקיות השיתופיות היו די עולם חדש ומשהו פחות מוכר. אז כל הקבצים שלי, ללא יוצא מן הכלל נמצאים בתיקיית הדרופבוקס שיושבת פיזית על המחשב ממש כמו כל תיקייה אחרת (הכוונה שאני לא צריכה להיכנס לדפדפן כדי לפתוח או לראות את הקבצים שבתוכה). יש לי אפליקצייה של דרופבוקרס בנייד ובאייפד. כך אני למעשה יכולה לפתוח כל קובץ וכל תכנית שהיא מכל מקום שבו אני נמצאת. יש לי תמיד גישה לכל הקבצים שלי. גם אם המחשב לא עליי וגם אם אני לא במשרד. הזמינות והגישה לכל הקבצים שלי נותנים לי שקט נפשי כאשר אני נמצאת לעיתים בימים ארוכים מחוץ למשרד. אני יכולה לתת תשובות ללקוחות, להסתכל בתכניות של כל הפרויקטים ועוד ועוד. מעבר לכך, הדרופבוקס גם משמש כגיבוי לכל הקבצים שלי, אני לא צריכה לגבות בהארדיסק חיצוני נייד (דיסק קשיח) זה פשוט מגובה אוטומטית לענן כל פעם שקובץ נשמר. כמובן שאני משתמשת בגירסא בתשלום של הדרופבוקס - זה עולה לי בערך 100 דולר בשנה עבור אחסון של 2T שזה בהחלט מספיק ושווה את ההשקעה.
טרלו זו מערכת לניהול משימות קלה ופשוטה לתפעול שאני ממש ממש אוהבת ואפילו כתבתי על על הטרלו פוסט בפני עצמו אז מוזמנים להיכנס ולראות בדיוק איך אני משתמשת בטרלו ומנהלת את המשימות בעסק שלי.
אולי לחלקכם זה די ברור מאליו אבל תאמינו לי שאני עוד נתקלת באנשים שלא פותחים את הוואצאפ במחשב שלהם. וואצאפ על המחשב הוא אחד השידרוגים הכי טובים שקרו לי. זה ככ הרבה יותר נח. אני מעבירה כך קבצים ללקוחות, לספקים, שומרת תמונות למחשב, מקלידה ושולחת הודעות הרבה יותר מהר. עוד טיפ קטן לוואצאפ שאני משתמשת בו מלא ואולי לא ידעתם: קבוצת וואצאפ עם עצמכם בלבד
פתחו קבוצות וואצאפ עם עצמכם בלבד, נניח בנושא מסויים ואז תוכלו לשלוח לשם הודעות או תזכורת לעצמכם. כך כל התמונות או ההודעות באותו נושא נשמרות תחת 'שם הקבוצה'. לדוגמא קבוצה בוואצאפ לפרויקט מסויים, אפשר לשלוח בקבוצה תמונות, סרטונים ואפילו תזכורות קוליות לעצמכם, הכל ישמר בקבוצה, תוכלו לגשת לכל התוכן בקבוצה גם מהמחשב והכי חשוב שזה לא יבלע בים התמונות והקבצים שנמצאים לנו בפלאפון.
4. אפל ווטש Apple Watch
כן כן, אני אחת המכורות למוצרי אפל. וככל שאני איתם זה משתלט יותר ויותר. אין מה לעשות הם פשוט טובים. את האפל ווטש שלי קניתי לפני בערך שנה וחצי והוא משרת אותי מאז ועד היום.
היום, שנכנסת לי שיחה אני כבר לא צריכה לרוץ ולחפש איפה הנחתי את התיק שלי או איפה השארתי את הפלאפון שלי, אני פשוט מסתכלת בשעון, רואה מי מתקשר או מי שולח הודעה ובוחרת אם לענות או לסנן ;) זה עוזר לי בעיקר כשאני בפגישות או ביקורים בשטח שהידיים לא פנויות או שהטלפון לא נמצא לידי. בנוסף, כשאני מטעינה את הטלפון רחוק ממני אני למעשה יכולה לענות ישירות מהשעון, לדבר ברמקול או באוזניות האלחוטיות ואני לא צריכה לגשת כלל לפלאפון. מעבר לזה לאפל ווטש כמובן יש יתרונות רבים נוספים, אפליקציות ייעודיות, תזכורות ועוד.
לייטרום זו תוכנה לעריכת תמונות מבית אדובי ADOBE אמנם גירסת הדסקטופ היא בתשלום אבל יש גירסא חינמית כאפליקציה לנייד. אם פעם הייתי מבזבזת זמן יקר לעריכת תמונה תמונה כל פעם מחדש ובנפרד בפוטושופ או בכל מיני אפליקציות בנייד, היום- באמצעות הלייטרום ממש כמעט בלחיצת כפתור אחת אני עורכת תמונה והופכת אותה לתמונה עם ההגדרות שאני אוהבת, הגרות ששמרתי מראש ואני יכולה להחיל אותם כל פעם מחדש על כל תמונה. אין לתאר כמה זמן זה חוסך לי. אז אם אין לכם מנוי לתוכנות ADOBE אתם יכולים להתחיל ולהוריד את האפליקציה החינמית לנייד, יש די הרבה סרטונים ברשת על איך להגדיר ולשמור PRESET באפליקצייה, בקרוב אעלה גם סרטון בנושא ואשתף אתכם אז Stay Tuned .
לסיום כמה המלצות :
- קהילת הסופרטולס בפייסבוק - קבוצה ששווה להצטרף אליה אם גם אתם חובבי פרודוקטיביות וסופר טולס כמוני. יש שם עוד מלא המלצות ופוסטים בנושא.
- הספר FREE TO FOCUS - שקראתי לאחרונה שעזר לי המון ברמה המחשבתית על איך לייעל תהליכים בעסק ובכלל בחיים, איך לקצר זמני עבודה, איך להפוך משימות שחוזרות על עצמן לתהליכים מובנים וכך לחסוך זמן יקר ולפנות אותו לפיתוח עסקי, לחיים פרטיים ועוד. את הספר כמובן קניתי בגרסא הדיגיטלית שלו דרך אמזון עבור האפליקצייה שנקראת KINDLE ששם אני גם יכולה לסמן לי קטעים ופסקאות שאהבתי וכך לגשת אליהם בהמשך.
זה הכל להפעם, שמחתי לשתף ומקווה שתקחו מכאן משהו שיעזור לכם :) ❤
עינב מאי 054-5843333
Einav May - Design studio & Practice
Comments